ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (edms) คืออะไร? - คำจำกัดความจาก techopedia

คำจำกัดความ - ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (EDMS) หมายถึงอะไร

ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (EDMS) เป็นระบบซอฟต์แวร์สำหรับการจัดระเบียบและการจัดเก็บเอกสารประเภทต่างๆ ระบบประเภทนี้เป็นระบบการจัดการเอกสารที่มีความเฉพาะเจาะจงมากขึ้นซึ่งเป็นระบบการจัดเก็บแบบทั่วไปที่ช่วยให้ผู้ใช้จัดระเบียบและจัดเก็บกระดาษหรือเอกสารดิจิทัล EDMS อ้างถึงระบบซอฟต์แวร์ที่จัดการเอกสารดิจิทัลโดยเฉพาะมากกว่าเอกสารที่เป็นกระดาษถึงแม้ว่าในบางกรณีระบบเหล่านี้อาจจัดการกับเอกสารกระดาษต้นฉบับฉบับสแกนแบบดิจิทัล

การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เป็นวิธีการจัดเก็บเอกสารดิจิตอลจำนวนมากจากส่วนกลาง ระบบเหล่านี้จำนวนมากยังมีคุณสมบัติสำหรับการเรียกเอกสารที่มีประสิทธิภาพ

Techopedia อธิบายระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (EDMS)

ผู้เชี่ยวชาญบางคนชี้ให้เห็นว่าระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์นั้นมีความเหมือนกันมากกับระบบจัดการเนื้อหา (CMS) ความแตกต่างที่สำคัญอย่างหนึ่งคือว่าระบบ CMS ส่วนใหญ่เกี่ยวข้องกับการจัดการเนื้อหาเว็บที่หลากหลายจากไซต์กลางในขณะที่ระบบการจัดการเอกสารมักใช้สำหรับการเก็บถาวรเป็นหลัก

เพื่อให้การจัดประเภทที่ดีสำหรับเอกสารดิจิทัลระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จำนวนมากอาศัยกระบวนการที่มีรายละเอียดสำหรับการจัดเก็บเอกสารรวมถึงองค์ประกอบบางอย่างที่เรียกว่าเมทาดาทา ข้อมูลเมตารอบ ๆ เอกสารจะช่วยให้เข้าถึงรายละเอียดที่สำคัญได้ง่ายซึ่งจะช่วยให้ผู้ที่กำลังค้นหาคลังเก็บสามารถค้นหาสิ่งที่ต้องการได้ไม่ว่าจะเรียงตามลำดับเหตุการณ์หัวข้อคำหลักหรือกลยุทธ์การเชื่อมโยงอื่น ๆ ในหลายกรณีเอกสารเฉพาะสำหรับโปรโตคอลการจัดเก็บเดิมเป็นส่วนสำคัญของสิ่งที่ทำให้ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์มีคุณค่าต่อธุรกิจหรือองค์กร