สารบัญ:
คำจำกัดความ - ระบบการจัดการระเบียน (RMS) หมายถึงอะไร
Records Management system (RMS) เป็นการจัดการระเบียนสำหรับองค์กรตลอดวงจรการบันทึก
กิจกรรมในการจัดการนี้รวมถึงการควบคุมอย่างเป็นระบบและมีประสิทธิภาพของการสร้างการบำรุงรักษาและการทำลายของบันทึกพร้อมกับการทำธุรกรรมทางธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับพวกเขา ถือว่าเป็นองค์ประกอบสำคัญของประสิทธิภาพการดำเนินงานการจัดการบันทึกเพิ่มมูลค่าให้กับสินทรัพย์ข้อมูลขององค์กร
Techopedia อธิบายระบบการจัดการบันทึก (RMS)
ส่วนหนึ่งของกิจกรรมที่กว้างขึ้นของ บริษัท การจัดการบันทึกเกี่ยวข้องกับนโยบายการกำกับดูแลความเสี่ยงและการปฏิบัติตามนโยบาย
กิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับการจัดการบันทึก ได้แก่ :
- ระบุข้อมูลที่จำเป็นต้องบันทึก
- การวางแผนสารสนเทศสำหรับองค์กร
- การบังคับใช้นโยบายและแนวปฏิบัติเกี่ยวกับการสร้างการบำรุงรักษาการกำจัดบันทึก
- การสร้างแผนการจัดเก็บบันทึก
- การจำแนกประเภทการระบุและการจัดเก็บข้อมูล
- การประสานงานของการให้การเข้าถึงข้อมูลภายในและภายนอกที่บันทึกไว้ในมุมมองของความเป็นส่วนตัวของข้อมูลและธุรกิจและการรักษาความลับของข้อมูล
ประโยชน์ที่ได้รับจากการจัดการบันทึกคือ:
- กำจัดข้อมูลที่ซ้ำซ้อน
- เพิ่มผลผลิตและความรับผิดชอบในองค์กร
- ลดการวิจัยเพื่อให้ได้ข้อมูลที่ถูกต้อง ทรัพยากรถูกบันทึกไว้จากการวิจัยที่ใช้เวลานานในการดึงข้อมูล
- พื้นที่จัดเก็บเรคคอร์ดประหยัดต้นทุนเนื่องจากไม่มีเรคคอร์ดซ้ำซ้อน ลดต้นทุนการดำเนินงาน
- การสร้างบันทึกถูกควบคุมโดยมาตรฐานและข้อบังคับที่มีอยู่ในองค์กร ดังนั้นจึงมั่นใจได้ว่าการปฏิบัติตามกฎระเบียบ
- การจัดการบันทึกช่วยในการควบคุมการสร้างและการเติบโตของบันทึก
- การจัดการบันทึกนำมาซึ่งความสามารถในการนำเทคโนโลยีใหม่มาใช้ในการเก็บบันทึก
- ความเสี่ยงในการดำเนินคดีจะลดลงโดยใช้การจัดการบันทึก
- ข้อมูลที่สำคัญสามารถได้รับการคุ้มครองและความปลอดภัยโดยใช้การจัดการบันทึก
- ด้วยการให้การเข้าถึงบันทึกที่เกี่ยวข้องได้ง่ายและดีขึ้นจะช่วยในการกำกับดูแลที่ดีขึ้นและการตัดสินใจขององค์กร
