สารบัญ:
คำจำกัดความ - สำนักงานไร้กระดาษหมายถึงอะไร
สำนักงานไร้กระดาษเป็นแนวคิดที่การใช้กระดาษลดลงหรือตัดออกอย่างมากในสภาพแวดล้อมสำนักงาน
นี่คือความสำเร็จโดยการแปลงเอกสารเป็นรูปแบบดิจิตอล ตามที่ผู้เสนอสำนักงานไร้กระดาษไม่เพียง แต่เป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อม แต่ยังช่วยในการเพิ่มผลผลิตและประสิทธิภาพของสำนักงานในขณะที่ยังประหยัดเงินและทำให้กระบวนการทำงานง่ายขึ้นและสะดวกมากขึ้นเนื่องจากเอกสารดิจิตอลสามารถใช้ร่วมกันได้อย่างง่ายดายระหว่างผู้ใช้
Techopedia อธิบายสำนักงานไร้กระดาษ
ข้อดีของสำนักงานไร้กระดาษ:- สามารถค้นหาและเรียกค้นเอกสารได้อย่างง่ายดายโดยใช้สำนักงานไร้กระดาษ สิ่งนี้สามารถบันทึกระยะเวลาลงนามระหว่างวันทำงานได้
- เอกสารเดียวกันสามารถทำซ้ำแฟกซ์จัดการหรือรวมในเวลาเดียวกัน
- สำนักงานไร้กระดาษช่วยให้ผู้ใช้หลายคนสามารถเข้าถึงเอกสารเดียวกันในเวลาเดียวกันได้อย่างง่ายดายและสะดวกยิ่งขึ้น
- ด้วยความเคารพต่อพื้นที่จัดเก็บและพื้นที่สำนักงานไร้กระดาษให้พื้นที่เก็บข้อมูลขนาดใหญ่และมีประสิทธิภาพมากขึ้น สามารถเก็บเอกสารจำนวนมากไว้ในคอมพิวเตอร์เครื่องเดียว ตู้เอกสารขนาดใหญ่สามารถกำจัดได้
- สามารถเรียกเอกสารได้โดยไม่ต้องย้ายจากที่หนึ่งไปยังอีกที่หนึ่งในสำนักงาน
- มีความสามารถในการสื่อสารที่เกี่ยวข้องมากขึ้นโดยเฉพาะกับพนักงานที่ทำงานในสถานที่ต่างกัน
ข้อเสียของสำนักงานไร้กระดาษ:
- การอ่านเอกสารที่มีความยาวนั้นเป็นเรื่องยากบนหน้าจอคอมพิวเตอร์ ง่ายต่อการอ่านเอกสารที่มีความยาวบนกระดาษและหลายคนชอบอ่านบนกระดาษโดยทั่วไป
- มาตรการรักษาความปลอดภัยจำเป็นต้องมีความเข้มแข็งในสำนักงานไร้กระดาษ การควบคุมการเข้าถึงของผู้ใช้จะต้องตรวจสอบ
- ความเกี่ยวข้องทางกฎหมายของกระบวนการทำงานดิจิทัล
- กระบวนการในการแปลงเอกสารที่มีอยู่เป็นรูปแบบดิจิทัลต้องใช้เวลาและบางครั้งก็มีค่าใช้จ่ายที่ยอดเยี่ยม
- การอัพเกรดฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์อย่างต่อเนื่องอาจเป็นสิ่งจำเป็น
- ไวรัสคอมพิวเตอร์ไฟดับเครือข่ายขัดข้องและสิ่งที่คล้ายกันสามารถปิด บริษัท ได้อย่างมีประสิทธิภาพหากอาศัยข้อมูลดิจิตอลเพียงอย่างเดียว
