สารบัญ:
คำจำกัดความ - การเก็บรักษาอีเมลหมายถึงอะไร
การเก็บอีเมลคือการเก็บบันทึกข้อความโต้ตอบแบบทันทีและอีเมลในองค์กรตามนโยบายขององค์กรที่เกี่ยวข้อง นโยบายการเก็บรักษาอีเมลนั้นเป็นไปตามนโยบายอุตสาหกรรมรัฐบาลหรือธุรกิจ การเก็บรักษาอีเมลและนโยบายที่เกี่ยวข้องในองค์กรนั้นเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับข้อกังวลทางกฎหมายข้อบังคับและการจัดการความรู้
Techopedia อธิบายการเก็บรักษาอีเมล
การเก็บรักษาอีเมลแตกต่างจากการเก็บถาวรอีเมล ในขณะที่การเก็บถาวรอนุญาตให้ผู้ใช้ทางธุรกิจเก็บรักษาอีเมลและข้อความโต้ตอบแบบทันทีสำหรับกรอบเวลาที่ไม่ จำกัด การเก็บรักษาอีเมลจะกำหนดระยะเวลาที่ควรเก็บรักษาอีเมลหรือบันทึกข้อความโต้ตอบแบบทันทีก่อนที่จะถูกลบโดยอัตโนมัติ การเก็บรักษาอีเมลที่ยาวนานขึ้นเพิ่มความเสี่ยงด้านความปลอดภัยของการมีผู้ใช้ที่ไม่ได้รับอนุญาตเข้าถึงความลับขององค์กรหรือวัสดุที่เป็นความลับ การเก็บรักษาอีเมลที่สั้นลงจะช่วยในการลบปัญหาเหล่านี้และใช้งานง่ายขึ้นและมีค่าใช้จ่ายน้อยลง อย่างไรก็ตามมันจะมีค่าใช้จ่ายสำหรับผู้บริหารและพนักงานในระยะยาวซึ่งอาจต้องใช้อีเมลเก่าและบันทึกข้อความเพื่อจดจำหรือประเมินการตัดสินใจขององค์กรหรือแผนกที่ผ่านมา ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องมีนโยบายการเก็บรักษาอีเมลซึ่งมีความสม่ำเสมอและสอดคล้องกับองค์กรและให้กรอบเวลาการเก็บรักษาที่ดีที่สุด แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดคือการกำหนดนโยบายการเก็บรักษาอีเมลและเกณฑ์การลบตามหมวดหมู่ของเนื้อหาอีเมลพร้อมกับความยืดหยุ่นในการรองรับการดำเนินคดีในเวลาที่เหมาะสมและคุ้มค่า
นโยบายการเก็บรักษาอีเมลช่วยให้องค์กรในหลาย ๆ ขั้นแรกให้ความมั่นใจว่ามีการปฏิบัติตามกฎระเบียบทั้งหมดและลดต้นทุนของการไม่ปฏิบัติตามและความเสี่ยงจากการถูกลงโทษ ประการที่สองเป็นการปรับปรุงประสิทธิภาพของไอทีโดยไม่ต้องเพิ่มต้นทุนที่เกี่ยวข้อง ประการที่สามช่วยในการจัดการความรู้โดยการให้ข้อมูลแก่ผู้ใช้เพื่อเพิ่มนวัตกรรมทางธุรกิจการปรับปรุงและเพิ่มประสิทธิภาพ
