สารบัญ:
คำจำกัดความ - นโยบายการเก็บรักษาข้อมูลหมายถึงอะไร
นโยบายการเก็บรักษาข้อมูลเป็นนโยบายหรือโปรโตคอลขององค์กรเกี่ยวกับการบันทึกข้อมูลเพื่อวัตถุประสงค์ด้านกฎระเบียบหรือการปฏิบัติตามกฎระเบียบหรือการกำจัดทิ้งเมื่อไม่ต้องการใช้อีกต่อไป นโยบายเน้นว่าข้อมูลหรือเร็กคอร์ดจำเป็นต้องจัดรูปแบบอย่างไรและอุปกรณ์หรือระบบจัดเก็บข้อมูลใดที่จะใช้รวมถึงระยะเวลาที่ต้องจัดเก็บข้อมูลเหล่านี้ซึ่งมักจะเป็นไปตามกฎระเบียบของหน่วยงานกำกับดูแล
Techopedia อธิบายนโยบายการเก็บข้อมูล
นโยบายการเก็บรักษาข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับอะไรที่ไหนและระยะเวลาที่ข้อมูลจะถูกเก็บไว้หรือเก็บถาวร เมื่อเวลาการเก็บรักษาของชุดข้อมูลที่เฉพาะเจาะจงหมดอายุมันจะถูกย้ายไปยังที่เก็บข้อมูลระดับอุดมศึกษาเป็นข้อมูลประวัติหรือถูกลบทั้งหมดเพื่อให้พื้นที่เก็บข้อมูลสะอาด
นอกเหนือจากการเก็บข้อมูลประวัติเพื่อการใช้งานแล้วนโยบายการเก็บข้อมูลยังมีอยู่เนื่องจากข้อกำหนดด้านกฎระเบียบ องค์กรกำกับดูแลยอมรับว่าเป็นไปไม่ได้ทางการเงินที่จะเก็บรักษาข้อมูลทั้งหมดโดยไม่มีกำหนดดังนั้นองค์กรจึงได้รับการกระตุ้นให้แสดงให้เห็นว่าพวกเขาลบเฉพาะข้อมูลที่ไม่อยู่ภายใต้ข้อกำหนดเฉพาะของกฎระเบียบใด ๆ ตัวอย่างเช่นบันทึกพนักงานของธนาคารจะมีระยะเวลาเก็บรักษาที่แตกต่างจากบันทึกบัญชีของ
เป็นเรื่องปกติที่องค์กรต่างๆจะร่างนโยบายการเก็บรักษาของตนเอง อย่างไรก็ตามพวกเขาจะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ปฏิบัติตามกฎหมายการเก็บข้อมูลที่เกี่ยวข้องโดยเฉพาะอย่างยิ่งในอุตสาหกรรมที่มีการควบคุมอย่างเข้มงวด ตัวอย่างเช่น บริษัท ที่มีการซื้อขายสาธารณะในสหรัฐอเมริกาจะต้องจัดทำนโยบายการเก็บรักษาข้อมูลของ Sarbanes-Oxley Act (SOX) ในลักษณะเดียวกับที่องค์กรด้านการดูแลสุขภาพอยู่ภายใต้ข้อกำหนดการเก็บรักษาข้อมูลของพระราชบัญญัติประกันสุขภาพและการพกพาและความรับผิดชอบ HIPAA) สถาบันที่รับชำระเงินด้วยบัตรเครดิตจะต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดของมาตรฐานความปลอดภัยข้อมูลอุตสาหกรรมบัตรชำระเงิน (PCI DSS)
